Delegacje

Planowanie i rozliczanie delegacji online
Udostępnij

E-delegacje zamiast papieru

Jeden formularz delegacji online dla wszystkich: pracownik wprowadza rachunki do rozliczenia, przełożony akceptuje wyjazd i wydatki, księgowość rozlicza i zwraca koszty.

Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.

Zespół działa sprawniej, a BeeOffice dba o zgodność całego procesu z przepisami. Elektroniczne delegacje oszczędzają czas wszystkich twoich pracowników!

Jak to działa?

Formularz delegacji – wszystkie potrzebne informacje, w jednym miejscu…

 

Pracownik wprowadza wydatki i ew. ryczałty związane z delegacją. Kwoty diet są obliczane automatycznie.

 

Skany lub zdjęcia rachunków mogą być dodane jako załączniki, kiedy rozliczamy delegację po powrocie do biura lub – na bieżąco w trakcie podróży – wprost z ekranu telefonu.

 

Obieg dokumentów zgodnie z procedurą ustaloną w firmie – np. przełożony zatwierdza, a księgowość weryfikuje i rozlicza podróż. System rejestruje datę, czas i osobę podejmującą każdą decyzję w procesie workflow.

 

Jeśli pracownik odbywa kilka podobnych podróży, można skopiować wybraną delegację i wypełnić tylko zmienione dane

 

W każdej organizacji zdarzają się sytuacje kiedy kilka osób podróżuje służbowo do tego samego miejsca. Na ekranie delegacji można włączyć „podpowiedź” innych osób, które podróżują do tego samego miejsca docelowego w terminie, który w całości lub częściowo pokrywa się z naszą podróżą.

 

Przełożony może analizować koszty i czas podróży swojego zespołu wg krajów, miejscowości lub osób

 

Uzupełnieniem procesu rozliczania delegacji jest formularz rezerwacji podróży – planowanie i wybór hotelu, połączenia lotniczego, itp. Może być wykorzystany do bezpośredniej komunikacji z biurem podróży, które obsługuje firmę.

 

Możliwości

  • Wszystkie formalności związane z delegacjami możecie załatwić online, z każdego miejsca na świecie
  • Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp.
  • Jeśli w Waszej firmie jest to wymagane, wniosek może zostać automatycznie przekazany do przełożonego, który zatwierdza możliwość odbycia podróży służbowej
  • Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób
  • Proces workflow w BeeOffice może przebiegać zgodnie z zasadami panującymi w Waszej firmie. Na przykład jeśli koszty delegacji zatwierdza inny pracownik niż bezpośredni przełożony, BeeOffice właśnie do niej skieruje wniosek pracownika
  • Formularz delegacji umożliwia również przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów
  • Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi
  • BeeOffice zapewnia zgodność całego procesu z przepisami prawa (wysokość diet itp.)
  • Dokumenty papierowe ograniczacie do koniecznego minimum. A te, które są niezbędne (bilety PKP, faktury) otrzymują numer  zgodny z numerem wniosku i już nic nie zaginie
  • Jeśli Wasza firma korzysta również z modułu Samochody, koszt paliwa automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego auta (prywatnego lub służbowego)

Korzyści

  • Wzrost efektywności i wygody pracy osób często wyjeżdżających służbowo (pracowników i przełożonych) – teraz nie musisz jechać specjalnie do biura, aby złożyć lub akceptować wniosek
  • Oszczędność czasu w skali firmy – proces jest samoobsługowy, nie angażuje dodatkowych osób np. z administracji
  • Duże ułatwienie przy rozliczaniu czasu pracy na poszczególne MPK – odbywa się automatycznie już przy wypełnianiu wniosku
  • Zarządzanie delegacjami przejrzyste i przyjazne dzięki ograniczeniu zawodnej dokumentacji papierowej i wprowadzeniu jednoznacznego procesu
  • Oszczędność kosztów dzięki racjonalnym decyzjom przełożonych, na bieżąco i przy pełnej informacji

Czy wiesz, że...

2 godz.

tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie 1 podróży służbowej

Wypróbuj bezpłatnie funkcjonalność modułu Delegacje w BeeOffice. Kalkulator kosztów delegacji wyliczy kwotę należnej diety lub rozliczy całą delegację. Podaj tylko dane podróży i... gotowe!

Zobacz nagranie z webinara

Elektroniczne rozliczanie delegacji w działaniu – zobacz, jak łatwo rozliczać delegacje w organizacji dzięki funkcjonalności BeeOffice.

Zobacz film BeeOffice Delegacje
Udostępnij

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt