Rozliczanie delegacji poprzez SAP

Udostępnij
BeeOffice jako portal samoobsługi pracowników stanowi kolejny system w „pejzażu” rozwiązań IT przedsiębiorstwa. Z tego powodu należy rozważyć, w jaki sposób informacje będą przepływać pomiędzy BeeOffice, a innymi systemami, takimi jak HR lub system finansowo-księgowy SAP.
 

BeeOffice może wymieniać dane z innymi systemami poprzez API (web services) lub zapis/odczyt plików w uzgodnionym formacie. W praktyce można połączyć BeeOffice tymi metodami z dowolną aplikacją. W przypadku integracji z SAP ERP sytuacja jest najprostsza, ponieważ SNP oferuje standardowe interfejsy dla obu systemów. Interfejsy te obejmują zarówno API po stronie BeeOffice, jak i zestaw tzw. modułów funkcyjnych (programów w języku ABAP) do zainstalowania w systemie SAP.

Zakres danych, które mogą być automatycznie wymieniane pomiędzy SAP ERP i SAP HR a BeeOffice w związku z procesem rozliczania delegacji, to:

  • Dane podstawowe: struktura organizacyjna firmy i pracownicy. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z SAP HR, to struktura organizacyjna tam zdefiniowana może być automatycznie synchronizowana z BeeOffice. Dzięki temu informacje o nowych pracownikach lub zmianach stanowisk są automatycznie aktualizowane w drugim systemie, a procesy workflow korzystają zawsze z aktualnych ścieżek akceptacji kosztów;
  • Dane podstawowe: obiekty dekretacji kosztów. Koszty podróży służbowych są często alokowane na miejsca powstawania kosztów, kody projektów lub inne obiekty zdefiniowane w kontrolingu SAP. Lista tych obiektów może być automatycznie pobierana do BeeOffice i prezentowana na formularzu podróży służbowej, w sekcji przypisania kosztów;
  • Dane transakcyjne: księgowanie rozliczenia podróży. Poszczególne dokumenty rozliczeń, po ich akceptacji w BeeOffice, mogą być przenoszone do modułu rachunkowości finansowej w SAP w sposób automatyczny lub półautomatyczny.

Jeśli model dekretacji kosztów jest prosty i wszystkie informacje potrzebne do zaksięgowania kosztów podróży są już wprowadzone na formularzu BeeOffice, księgowanie może odbywać się w pełni automatycznie (tzn. wszystkie pola dokumentu księgowego – typ dokumentu, numery kont księgowych, kody księgowania, obiekty dekretacji kosztów – są uzupełnione na podstawie reguł ustalanych przez interfejs).

Może się jednak okazać, że część informacji celowo pozostawimy do uzupełnienia na etapie księgowania, ponieważ nie chcemy wymagać od pracowników rozpisania wydatku na kwoty netto i brutto lub wpisywania wszystkich danych dostawcy (w przypadku faktury VAT związanej z podróżą, wystawionej przez nowego kontrahenta). Dla takich przypadków jest przewidziany tryb interfejsu półautomatycznego: informacje wynikające z formularza podróży służbowej są wykorzystane do tzw. wstępnego wprowadzenia dokumentu, a później księgowy przegląda takie pozycje i uzupełnia brakujące informacje (np. kwoty VAT, dane kontrahentów, na podstawie załączonych oryginałów lub skanów dokumentów).

Z jednej strony oszczędzamy więc część pracy związany z przepisywaniem danych do systemu księgowego, z drugiej strony nie komplikujemy nadmiernie ekranu rozliczenia delegacji w BeeOffice dla pracownika oraz nie obciążamy końcowych użytkowników wszystkimi niuansami związanymi z rozliczeniem kosztów.

Udostępnij

Chcesz przeczytać cały artykuł?

Zaloguj się do Lepszego Biznesu!

7
PORADNIKÓW
0
UŻYTKOWNIKÓW

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt