string(11) "text-center" array(8) { ["image"]=> array(25) { ["ID"]=> int(830) ["id"]=> int(830) ["title"]=> string(22) "BCC_banner9_2017_12_18" ["filename"]=> string(26) "BCC_banner9_2017_12_18.png" ["filesize"]=> int(313108) ["url"]=> string(79) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18.png" ["link"]=> string(52) "https://www.beeoffice.com/pl/bcc_banner9_2017_12_18/" ["alt"]=> string(0) "" ["author"]=> string(1) "3" ["description"]=> string(0) "" ["caption"]=> string(0) "" ["name"]=> string(22) "bcc_banner9_2017_12_18" ["status"]=> string(7) "inherit" ["uploaded_to"]=> int(0) ["date"]=> string(19) "2018-07-16 07:17:34" ["modified"]=> string(19) "2018-07-16 07:17:34" ["menu_order"]=> int(0) ["mime_type"]=> string(9) "image/png" ["type"]=> string(5) "image" ["subtype"]=> string(3) "png" ["icon"]=> string(62) "https://www.beeoffice.com/wp-includes/images/media/default.png" ["width"]=> int(1300) ["height"]=> int(270) ["sizes"]=> array(18) { ["thumbnail"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18-150x150.png" ["thumbnail-width"]=> int(150) ["thumbnail-height"]=> int(150) ["medium"]=> string(86) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18-300x62.png" ["medium-width"]=> int(300) ["medium-height"]=> int(62) ["medium_large"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18-768x160.png" ["medium_large-width"]=> int(768) ["medium_large-height"]=> int(160) ["large"]=> string(88) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18-1024x213.png" ["large-width"]=> int(1024) ["large-height"]=> int(213) ["retina_1500x"]=> string(79) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18.png" ["retina_1500x-width"]=> int(1300) ["retina_1500x-height"]=> int(270) ["normal_750x"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner9_2017_12_18-750x156.png" ["normal_750x-width"]=> int(750) ["normal_750x-height"]=> int(156) } ["text_alignment"]=> string(11) "text-center" } ["background_overlay"]=> string(1) "1" ["title"]=> string(49) "Projekty w BeeOffice: koszty i czas pod kontrolą" ["lead"]=> string(0) "" ["layout_color"]=> string(5) "white" ["size"]=> string(15) "top-image-small" ["logo"]=> bool(false) ["alignment"]=> string(11) "text-center" }

Projekty w BeeOffice: koszty i czas pod kontrolą

Udostępnij
Dostępne w BeeOffice funkcje wszechstronnie wspierają zarządzanie przedsięwzięciami dowolnego typu. Osoby odpowiedzialne za planowanie i rozliczanie prac (np. szefowie zespołów, kontrolerzy finansowi) docenią możliwość błyskawicznego ustalenia czasu i kosztów poświęconych na poszczególne zadania. Natomiast kierownik projektu szybko zidentyfikuje osoby w organizacji, które mają właściwy profil kompetencji i dostępny czas, żeby dołączyć do nowego przedsięwzięcia.
 

Terminarz

Większość osób korzysta z kalendarzy – takich jak Outlook, Lotus Notes czy Google – do planowania codziennej pracy, np. terminów i miejsc spotkań. Narzędzia te są wygodne z punktu widzenia pojedynczego pracownika, lecz mają jedno ograniczenie: trudno raportować z nich sumę czasu poświęconego przez cały zespół na konkretne zadania/projekty. Nawet jeśli uzyskamy dostęp do wszystkich kalendarzy (zlokalizowanych np. na firmowym serwerze), to jedna osoba oznaczy projekt „CRM”, inna „wdrożenie CRM”, a inna po prostu wpisze: „udział we wdrożeniu”.

Terminarz BeeOffice nie ma na celu całkowitego zastąpienia osobistych kalendarzy (takich jak np. Outlook), lecz udostępnia mechanizm prostego rejestrowania czasu pracy, aby później dostarczyć informację dla kierownika projektu lub innych osób zarządzających: ile godzin rozliczyć na poszczególne zadania/projekty wewnętrzne lub klientów zewnętrznych (w przypadku firmy usługowej).

Wprowadzenie nowej aktywności do terminarza rozpoczyna się zawsze od wybrania grupy zadań i zadania w ramach tej grupy, a następnie wprowadzenia czasu poświęconego w danym dniu na ten rodzaj prac. W ramach poszczególnych zadań można ustawić ograniczenia, np. dat od –  do, kiedy można na nie rejestrować czas pracy lub listy osób uprawnionych do rejestrowania czasu na dany projekt.

Terminarz pozwala wprowadzić wiele informacji dodatkowych (rodzaj aktywności, opis, inne pola), lecz nie są one wymagane – szczegółowość raportowania dostosowujemy do potrzeb organizacji. Informacja o urlopach jest prezentowana w przejrzystym widoku Terminarza, gdzie jest dostępna dla współpracowników.

Terminarz: proste rejestrowanie czasu pracy w podziale na projekty/zadania

Pracownicy – kompetencje

Kartoteka pracowników w BeeOffice pozwala rejestrować szeroki i zróżnicowany zakres danych – zależnie od potrzeb organizacji. Informacje te mogą być wprowadzane bezpośrednio do aplikacji lub przenoszone interfejsami z innych systemów.

Jeden z rodzajów informacji to katalog kompetencji – definiowany dowolnie przez organizację, wraz z terminem uzyskania i aktualnym poziomem kompetencji (np. zaawansowanie języka). W przypadku kompetencji potwierdzonych zaświadczeniami można przechowywać też ich skany oraz terminy ważności, jeśli są to uprawnienia nadane na czas określony.

Katalog kompetencji pracowników

Rezerwowanie czasu osób dla projektów

Terminarz (opisany wcześniej) może dać operacyjny wgląd w szczegóły zadań i miejsca pracy każdej osoby w danym dniu. Podczas planowania większych przedsięwzięć (kilka-kilkanaście osób, czas trwania kilka miesięcy lub dłużej) potrzebne jest też bardziej strategiczne spojrzenie. Często w projekt są zaangażowane osoby o różnych kompetencjach, pochodzące z różnych zespołów (przydzielane przez różnych menedżerów liniowych). Typowa jest sytuacja, kiedy jedna osoba jest zaangażowana w wiele projektów na raz. Z połączenia tych zależności powstaje wielowymiarowa macierz kto/gdzie/na jak długo jest przyporządkowany. Nie musimy dodawać, że oczywiście harmonogramy projektów są… zmienne w czasie, więc każda ewidencja tych informacji musi pozwalać na szybką aktualizację zmieniającego się zapotrzebowania na osoby o różnych specjalnościach i kompetencjach do poszczególnych przedsięwzięć.

Obszar ten jest wspierany przez narzędzie Zapotrzebowania/Alokacje dni w BeeOffice. Z jednej strony kierownicy projektu wprowadzają swój „popyt” na osoby z poszczególnych specjalności, z dokładnością do liczby dni w kolejnych miesiącach. Z drugiej strony menedżerowie poszczególnych zespołów przedstawiają „podaż” swoich specjalistów i deklarują ich przypisania do projektów.

Rezerwacja czasu poszczególnych osób do projektu

Rezerwacje innych zasobów dla projektu

Projekty często korzystają z różnych współdzielonych zasobów firmy. Od salek konferencyjnych, rzutników, przez samochody firmowe, po bardziej wyspecjalizowany sprzęt lub licencje na oprogramowanie.

BeeOffice wspiera zespoły projektowe w rezerwowaniu tych zasobów, przedstawiając przejrzysty widok „kalendarza zasobów”. Raporty rezerwacji pozwalają osobie odpowiedzialnej za dany zasób ocenić, czy jest on racjonalnie wykorzystywany, czy może przeciążony (i zaplanować nowy zakup).

Planowanie wykorzystania sal lub innych zasobów pozwala uniknąć konfliktów, a jednocześnie najlepiej wykorzystać dostępną infrastrukturę.

Zatwierdzanie zakupów związanych z projektem

Moduł zapotrzebowań zakupu można wykorzystać do zatwierdzania dowolnego rodzaju kosztów w firmie. Kategorie zakupów, katalogi produktów oraz ścieżki zatwierdzania można zdefiniować zależnie od ustalonych w organizacji procedur akceptacji kosztów. W kontekście zarządzania projektami warto wspomnieć, że każdy zakup może być przypisany do projektu lub podzielony kluczem procentowym na kilka projektów (używamy tutaj tych samych grup zadań i zadań, które są kluczem raportowania czasu pracy, wspomnianym w sekcji nt. Terminarza).

Przejrzyste zatwierdzanie i raportowanie dodatkowych zakupów związanych z projektem

Planowanie i rozliczanie podróży związanych z projektem

Podobnie jak w przypadku Terminarza i Zapotrzebowań zakupów, koszty wprowadzone na rozliczeniu podróży służbowej mogą być alokowane na projekty (w całości lub częściowo).

Przejrzyste zatwierdzanie i raportowanie delegacji

Obsługa zgłoszeń serwisowych (Service Desk)

W trakcie większości projektów lub bezpośrednio po ich zakończeniu powstaje potrzeba ewidencji różnego rodzaju zgłoszeń serwisowych. Mogą być to na przykład uwagi z testów nowej aplikacji – zebrane od uczestników testu i konieczne do rozwiązania przed startem produkcyjnym nowego systemu. Z kolei po uruchomieniu nowego rozwiązania zbieramy bieżące zapytania i zgłoszenia od użytkowników, które również wymagają sprawnej obsługi (w ramach wsparcia gwarancyjnego lub serwisu rozwiązania).

Można rozpocząć prowadzenie takich rejestrów w arkuszu kalkulacyjnym i komunikować się mailowo z użytkownikami, lecz takie rozwiązania przestają się „skalować” powyżej kilku osób zaangażowanych w projekt. Wprowadzenie narzędzia typu Service Desk pozwala uporządkować komunikację, zmniejszyć liczbę zapytań krążących telefonicznie lub mailowo („Jaki jest status mojego zgłoszenia z wtorku?”), zautomatyzować śledzenie i raportowanie poziomu obsługi (np. definicja SLA zależnego od priorytetu zgłoszenia i automatyczne alerty po jego przekroczeniu).

BeeOffice oferuje rozbudowany i elastyczny moduł Service Desk, który odpowiada na tę potrzebę organizacji projektowych.

Dla każdego zgłoszenia można jednoznacznie ustalić: do kogo jest przypisane, jaki jest status obsługi, kiedy było ostatnio aktualizowane, itp.

 

Każde działanie związane ze zgłoszeniem serwisowym wyświetla prosty ekran, informujący jaki będzie skutek wybranej operacji oraz pozwalający wprowadzić dodatkowe informacje (np. podanie czasu obsługi zadania przez serwis lub wpisanie oceny rozwiązania)

Historia wszystkich interakcji między osobą zgłaszającą a serwisem jest prezentowana w czytelny sposób

BeeOffice Service Desk: prosta i skuteczna komunikacja zgłoszeń serwisowych pomiędzy uczestnikami projektu lub użytkownikami rozwiązania a zespołem wsparcia


Michał Jasiński, Kierownik Biura Projektów, SNP

BeeOffice w Biurze Projektów SNP
W Biurze Projektów SNP wykorzystujemy grupę funkcji BeeOffice do zarządzania projektami, które realizujemy u naszych klientów. W tym wypadku nie mamy do czynienia z obsługą procesów administracyjno-biurowych, ale z główną działalnością biznesową SNP: prowadzeniu prac projektowych dla klientów. Zaletą z wykorzystania w tym celu jednego narzędzia jest możliwość integracji informacji z różnych obszarów, np. planowania konsultacji, monitorowania przychodów czy rozliczania podróży służbowych.
BeeOffice wspiera zarządzanie portfelem projektów w dwóch podstawowych wymiarach: planowania strategicznego (konsultanci, zasoby) oraz nadzoru operacyjnego (monitoring, rozliczenia). W tych procesach uczestniczą kierownicy projektów, liderzy zespołów wdrożeniowych i serwisowych, konsultanci a także pracownicy administracji.
Moduł Biuro Projektów stanowi także jedno z ważnych źródeł informacji kontrolingowej. Informacje strategiczne i dane operacyjne pozwalają monitorować i oceniać przebieg projektu oraz prognozować jego rentowność.
Michał Jasiński, Kierownik Biura Projektów, SNP

Udostępnij

Chcesz przeczytać cały artykuł?

Zaloguj się do Lepszego Biznesu!

7
PORADNIKÓW
0
UŻYTKOWNIKÓW

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt