string(11) "text-center" array(8) { ["image"]=> array(25) { ["ID"]=> int(816) ["id"]=> int(816) ["title"]=> string(22) "BCC_banner2_2017_12_18" ["filename"]=> string(26) "BCC_banner2_2017_12_18.png" ["filesize"]=> int(206975) ["url"]=> string(79) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18.png" ["link"]=> string(52) "https://www.beeoffice.com/pl/bcc_banner2_2017_12_18/" ["alt"]=> string(0) "" ["author"]=> string(1) "3" ["description"]=> string(0) "" ["caption"]=> string(0) "" ["name"]=> string(22) "bcc_banner2_2017_12_18" ["status"]=> string(7) "inherit" ["uploaded_to"]=> int(0) ["date"]=> string(19) "2018-07-16 07:16:09" ["modified"]=> string(19) "2018-07-16 07:16:09" ["menu_order"]=> int(0) ["mime_type"]=> string(9) "image/png" ["type"]=> string(5) "image" ["subtype"]=> string(3) "png" ["icon"]=> string(62) "https://www.beeoffice.com/wp-includes/images/media/default.png" ["width"]=> int(1223) ["height"]=> int(270) ["sizes"]=> array(18) { ["thumbnail"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18-150x150.png" ["thumbnail-width"]=> int(150) ["thumbnail-height"]=> int(150) ["medium"]=> string(86) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18-300x66.png" ["medium-width"]=> int(300) ["medium-height"]=> int(66) ["medium_large"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18-768x170.png" ["medium_large-width"]=> int(768) ["medium_large-height"]=> int(170) ["large"]=> string(88) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18-1024x226.png" ["large-width"]=> int(1024) ["large-height"]=> int(226) ["retina_1500x"]=> string(79) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18.png" ["retina_1500x-width"]=> int(1223) ["retina_1500x-height"]=> int(270) ["normal_750x"]=> string(87) "https://www.beeoffice.com/wp-content/uploads/2018/07/BCC_banner2_2017_12_18-750x166.png" ["normal_750x-width"]=> int(750) ["normal_750x-height"]=> int(166) } ["text_alignment"]=> string(11) "text-center" } ["background_overlay"]=> string(1) "1" ["title"]=> string(59) "Od zapotrzebowania do zakupu. Kontrola kosztów w BeeOffice" ["lead"]=> string(0) "" ["layout_color"]=> string(5) "white" ["size"]=> string(15) "top-image-small" ["logo"]=> bool(false) ["alignment"]=> string(11) "text-center" }

Od zapotrzebowania do zakupu. Kontrola kosztów w BeeOffice

Udostępnij
Kontrola przepływów finansowych jest dla każdej firmy jednym z podstawowych czynników mających znaczenie dla stabilności biznesu. Zarówno w przedsiębiorstwach średniej wielkości, jak i w korporacjach wyznaczone osoby odpowiadają za akceptację wydatków – na poziomie zespołów, działów i wreszcie całej firmy. Podpowiadamy, jak w prosty sposób możesz kontrolować proces wydawania firmowych pieniędzy w BeeOffice.
 

Za każdym zakupem realizowanym w przedsiębiorstwie – począwszy od herbaty dla pracowników, a skończywszy na materiałach wykorzystywanych w produkcji i narzędziach dla pracowników świadczących usługi dla klientów firmy – stoi pewien proces wyrażenia zgody na wydanie określonych pieniędzy. W korporacjach procesem zakupów zajmuje się zazwyczaj dedykowany dział zakupów, jego rolę w firmach o mniejszej skali działania może pełnić dział zaopatrzenia, jednak zgoda na uruchomienie procesu zakupu pochodzi od konkretnej osoby. Taki decydent z jednej strony ma świadomość potrzeb działu czy firmy i potrafi z wielu pojawiających się zapotrzebowań wybrać te, które uznaje za najważniejsze, a z drugiej strony tę wiedzę przekłada na dostępne dla niego środki, określone w budżecie na dany okres.

Niezależnie od skali działania, istnieje więc w firmie – nieformalny bądź opisany procedurą – proces uzyskania zgody, który w BeeOffice nazwaliśmy procesem akceptacji zapotrzebowania. W systemach IT procesy akceptacji realizowane są najczęściej z wykorzystaniem mechanizmu tzw. workflow, czyli procesu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami w uporządkowany sposób. Poniżej przestawimy, jak w prosty sposób firmy korzystające z BeeOffice kontrolują wydawanie pieniędzy.

Na zakupy

Jak wspomniano powyżej, w BeeOffice prośba o akceptację zakupu realizowana jest przez wprowadzenie do systemu wniosku opisującego daną potrzebę. O tym, kto może być autorem takiego zapotrzebowania, decydują nadane pracownikom uprawnienia. Dana osoba może posiadać uprawnienie do wprowadzania nowych zapotrzebowań tylko w swoim imieniu bądź również w imieniu innych pracowników – swojego zespołu bądź nawet całej firmy.

Z punktu widzenia osoby akceptującej dany zakup istotne są dwie podstawowe informacje o zapotrzebowaniu:

  • przedmiot zapotrzebowania – czyli co ma zostać kupione;
  • wartość zapotrzebowania – jaka jest wartość danego zakupu.

W BeeOffice pracownik może prócz tych podstawowych informacji uzupełnić również informacje dodatkowe, np.:

  • rozszerzony opis, np. dokładne parametry danego urządzenia,
  • wskazanie daty kursu waluty – w przypadku zakupów wykonywanych w walutach obcych (BeeOffice pobiera automatycznie kursy walut z aktualnej tabeli kursowej NBP),
  • procentowy przydział kosztów – wskazanie pracownika lub pracowników, do których dany koszt ma zostać przypisany, i w jakiej części; łączny przydział kosztów musi wynosić 100% (ta informacja może być w dalszej kolejności wykorzystywana do analizy alokacji kosztów),
  • załączniki – dodatkowe dokumenty, np. uzasadniające zakup bądź inne związane z zapotrzebowaniem, jak oferta od dostawcy, specyfikacja techniczna itp.,
  • wskazanie sposobu realizacji zapotrzebowania – ze zdefiniowanej wcześniej listy zawierającej przykładowo takie pozycje jak Dział IT, Dział Zakupów, Administracja itp. – dzięki temu osoby odpowiedzialne za realizację łatwiej znajdą tylko takie zapotrzebowania, które są do nich przypisane.

W BeeOffice można też korzystać z dodatkowego rodzaju zapotrzebowań – zakupu licencji na oprogramowanie. W przypadku wyboru takiego rodzaju dokumentu pracownik, wnioskując, nie wprowadza nazwy i opisu licencji IT, ale wybiera ją z wcześniej zdefiniowanej w BeeOffice listy dostępnych licencji, co pozwala uniknąć niejednoznaczności w zamawianych licencjach (np. Windows 7 czy Windows 7 w wersji 64-bitowej).

Używamy BeeOffice do obsługi zapotrzebowań na wszelkie zakupy w firmie. Każdy wydatek, o który pracownicy wnioskują w BeeOffice, jest akceptowany merytorycznie i finansowo przez osoby zlokalizowane w różnych krajach. Pozwala nam to oszczędzać mnóstwo czasu i lepiej kontrolować koszty.
Mikołaj Guranowski, Financial Manager, AVK

 

Od aktywacji do realizacji

Po utworzeniu zapotrzebowania w systemie pracownik może je zapisać (status nowe). Ten krok nie uruchamia jeszcze procesu workflow, ale pozwala na powrót do zapotrzebowania, np. w celu uzupełnienia informacji, poprawienia, dodania załącznika. By „nadać sprawie bieg”, opisane w BeeOffice zapotrzebowanie powinno zostać aktywowane. Teraz rusza procedura workflow – na podstawie struktury organizacyjnej firmy BeeOffice wyszukuje osobę badź osoby, do których powinna trafić informacja o oczekującym na akceptację wniosku.

Zależnie od ustawionych w BeeOffice przez użytkownika akceptującego opcji, może on otrzymać od razu lub w formie cyklicznego, zbiorczego zestawienia wiadomość e-mail o pojawieniu się nowego zapotrzebowania. Treść wiadomości może być skonfigurowana zgodnie z wytycznymi firmy, np. zawierać kilka zdań informacji o obowiązującej procedurze zakupu. Każdy z pracowników w dowolnej chwili może też zaglądnąć do zakładki Infobox w BeeOffice, gdzie znajdzie listę wszystkich oczekujących na niego zapotrzebowań (ale również np. wniosków urlopowych czy rozliczeń delegacji, jeśli BeeOffice obsługuje te obszary w danej firmie).

W zasadzie po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez odpowiednią osobę cały proces mógłby się już zakończyć, w BeeOffice jest jednak możliwe kontynuowanie workflow. Akceptacja przez pierwszego przełożonego jest w BeeOffice zwana akceptacją merytoryczną. Kolejne możliwe do wykorzystania „etapy życia” zapotrzebowania to:

  • akceptacja finansowa,
  • realizacja.

Oczywiście decyzja o ich wykorzystaniu należy do danej firmy. Wykonanie kolejnych akceptacji skutkuje zmianą statusu zapotrzebowania, co z kolei uprawnionym osobom daje wgląd w zaawansowanie procesu akceptacji.

Dzięki temu, że proces obsługi zapotrzebowań jest obsługiwany w BeeOffice, możliwe jest uzyskanie bardzo szybkich odpowiedzi na pytania dotyczące zakupów, np.:

  • ile i na jaką kwotę (detalicznie i sumarycznie) zapotrzebowań było zrealizowanych w danym okresie przez daną osobę, w wybranym zespole lub w całej firmie,
  • kto i kiedy akceptował zakup,
  • kto i kiedy potwierdził, że zapotrzebowanie zostało zrealizowane.

W BeeOffice możemy też odczytać informację o alokacji kosztów, a po uruchomieniu interfejsu do systemu finansowego przenosić wszelkie informacje o zapotrzebowaniach do zewnętrznych aplikacji. Jednocześnie dzięki możliwości eksportu zbiorczych informacji o zapotrzebowaniach do arkusza kalkulacyjnego mamy możliwość wykonywania dowolnych dalszych analiz danych finansowych.

W BeeOffice rezerwujemy wspólne zasoby, takie jak sale konferencyjne, prowadzimy rejestr komputerów i innych urządzeń przekazanych pracownikom. Prowadzimy też plan urlopów, obsługujemy wnioski zakupowe i rozliczenia kosztów delegacji. BeeOffice wprowadza wzorowy porządek w codziennej pracy naszego biura i oszczędza czas pracowników.
Adam Michańków, Prezes Zarządu, Client Service Director, Grupa Fresh

 

Zaakceptowane, kupione, analizowane

W jaki sposób proces akceptacji zapotrzebowań mogą wykorzystać użytkownicy BeeOffice?

 


Kwiatkowski składa zapotrzebowanie na zakup.

 


Lipowy widzi zapotrzebowanie Kwiatkowskiego i otrzymuje e-mail.

 

Lipowy akceptuje zapotrzebowanie.

 


Informacja o zapotrzebowaniu trafia do Johna Honeya.

 


Honey akceptuje finansowo.

 


W każdej chwili można sprawdzić listę zapotrzebowań.

Wyobraźmy sobie firmę Miodea SA, zajmującą się produkcją wyposażenia uli, która jest oddziałem firmy międzynarodowej. Tomasz Kwiatkowski, pracujący w dziale produkcji w jednym z oddziałów tej firmy w Polsce, składa zapotrzebowanie na zakup strojów ochronnych dla pracowników. Chwilę później pracujący w polskiej centrali Miodea SA kierownik działu produkcji – Tadeusz Lipowy – dowiaduje się o nowym zapotrzebowaniu: otrzymuje wiadomość e-mail, a w BeeOffice widzi wszystkie dane zapotrzebowania wprowadzone przez Kwiatkowskiego. Zadaniem Tadeusza jest potwierdzenie potrzeby danego zakupu (bądź odrzucenie wniosku) – jednym kliknięciem akceptuje wniosek.

Już za chwilę do dyrektora finansowego pracującego w centrali firmy w Londynie – Johna Honeya, trafia wygenerowany przez BeeOffice e-mail w języku angielskim, informujący o czekającym na akceptację zapotrzebowaniu. John, mając przegląd wszystkich zapotrzebowań w firmie, akceptuje finansowo opisane koszty bądź odrzuca wybrane zapotrzebowania – co skutkuje zwróceniem ich do osób, które wcześniej zaakceptowały je merytorycznie.

Dział zakupów widzi w BeeOffice zapotrzebowanie Tadeusza Kwiatkowskiego w statusie Zaakceptowane finansowo – co oznacza, że może dokonać zakupu. Po jego wykonaniu jednym kliknięciem zmienia status zapotrzebowania na Zrealizowane, a w komentarzu wpisuje termin dostarczenia potwierdzony przez dostawcę. Te informacje w każdej chwili może zobaczyć Tomasz Kwiatkowski – już wie, kiedy nowe stroje dotrą do firmy. Ustalenie z dostawcą, aby na fakturze pojawił się przekazany przez nas numer zapotrzebowania nadany przez BeeOffice, pozwala łatwo zidentyfikować, którego zapotrzebowania faktura dotyczy.

W BeeOffice zapotrzebowania mogą być również akceptowane grupowo, John Honey wybiera, czy chce akceptować zapotrzebowania pojedynczo, czy wybierze całą grupę zapotrzebowań (np. 10 podobnych laptopów) i zaakceptuje je jednym ruchem!

Mijają miesiące, nikt już nie pamięta historii zapotrzebowania na zakup strojów dla pracowników – jednego z kilkuset w ostatnim roku. Przygotowując budżet na nowy rok, właściciel firmy potrzebuje informacji o zakupach wykonywanych przez dział produkcji w całym poprzednim roku. Wchodzi do BeeOffice, na liście zaznacza, że interesują go tylko zapotrzebowania dla działu produkcji, ustala daty od i do, wybiera tylko zapotrzebowania o statusie Zrealizowane i… od razu widzi komplet informacji o poniesionych kosztach!

Dostępne do ręki, przez Internet

Uruchomienie procesu akceptacji zapotrzebowań w BeeOffice nie wymaga długotrwałego wdrożenia: wystarczy, że BeeOffice pozna strukturę organizacyjną firmy, na podstawie której będzie decydowało, kto ma być adresatem kolejnych kroków workflow. Dzięki BeeOffice zarówno składanie zapotrzebowań, jak i ich akceptacja i analiza danych historycznych możliwe są z każdego miejsca na świecie i w dowolnym czasie – wystarcza przeglądarka internetowa i dostęp do sieci Internet. Pracownik, szef, dyrektor finansowy czy właściciel – wszyscy w każdej chwili mogą łatwo przekazać informację o decyzji, sprawdzić tę decyzję czy w końcu przeanalizować dane bieżące i historyczne – bez dużego nakładu pracy, na komputerze czy tablecie, w przeglądarce internetowej: prosto, szybko i intuicyjnie – z BeeOffice!

Pracownicy mogą w prosty, uporządkowany sposób zgłaszać potrzebne wydatki i sprawdzać statusy ich akceptacji lub realizacji. Menedżerowie otrzymują wygodne narzędzie kontroli kosztów w firmie. Nikt z uczestników tego procesu nie musi już zastanawiać się, który e-mail z akceptacją dopasować do faktury, która właśnie wpłynęła do księgowości.

Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach BeeOffice.

 

 

 

 

 

Udostępnij

Chcesz przeczytać cały artykuł?

Zaloguj się do Lepszego Biznesu!

7
PORADNIKÓW
0
UŻYTKOWNIKÓW

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt