E-wnioski urlopowe zamiast papierów

Proste zarządzanie urlopami w BeeOffice
Udostępnij
Intuicyjna obsługa, oszczędność czasu pracowników i działu HR,  szybkie wdrożenie – to zalety modułu Urlopy, który jest częścią dostępnego w chmurze portalu samoobsługowego BeeOffice.
 

Dla wszystkich organizacji jest oczywiste, że oferta usług i produktów musi być stale aktualizowana, wraz ze zmieniającą się konkurencją i oczekiwaniami klientów. Procesy sprzedaży i produkcji są regularnie weryfikowane i doskonalone. Natomiast zaskakująco często zadania administracyjne pozostają na uboczu, w formie, w jakiej funkcjonowały 20 lub 30 lat wcześniej, pomimo że można je dzisiaj łatwo i szybko usprawnić. Przykładem takiego procesu jest planowanie i zatwierdzanie urlopów. Przedstawiamy sposoby uproszczenia obsługi wniosków urlopowych i propozycję, jak tę zmianę przeprowadzić z pomocą BeeOffice.

Planowanie urlopów: jak to wygląda obecnie? (w większości firm…)

Każdy pracownik, w każdej organizacji, wiele razy w ciągu roku zadaje sobie pytania:

  • „Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania?”
  • „Kto zastępuje Jana Kowalskiego w tym tygodniu?”

Jeśli pracownik jest również przełożonym zespołu, to dochodzą jeszcze wątpliwości:

  • „W jaki sposób na bieżąco kontrolować i aktualizować plan urlopów podwładnych?”
  • „Czy urlopy kluczowych osób w moim zespole się nie nakładają?”
  • „Czy zaległe limity urlopów z ubiegłego roku zostały już wykorzystane?”
  • „Czy każdy z pracowników ma zaplanowany co najmniej jeden 14-dniowy (wymagany przepisami) urlop?”

Zwykle wszystkie te pytania trafiają do działu HR – mailowo, telefonicznie lub w trakcie osobistej wizyty w dziale kadr.  Wnioski urlopowe często krążą po organizacji w formie papierowej, a grafik dni wolnych zespołu to zwykle arkusz Excel. Nieustannie trwają próby zapanowania nad grafikiem urlopów i utrzymania jego aktualności. Kierownicy zespołów rozsyłają mailowe kwerendy do podwładnych, np. „Czy każdy już zadeklarował, co robi w dniu 2 listopada, pomiędzy świętem a weekendem?”, a później zbierają kilkanaście odpowiedzi z maili.

Każda z tych czynności wydaje się błaha i trwa kilka minut. Jednak powtarzane przez wszystkie osoby, wielokrotnie w roku (pracowników, przełożonych i HR), sumują się w skali firmy co najmniej do jednego pełnego etatu na każde 100 zatrudnionych osób. Należy tu wziąć pod uwagę nieefektywną komunikację, wielokrotne powtarzanie tych samych pytań, przerywanie innych zadań i czas na powrót do nich.

Może to wyglądać inaczej…

Moduł Urlopy w BeeOffice pozwala pracownikom wykonać większość operacji „samoobsługowo” i częściowo automatycznie. System sprawdzi np. czy wpisany wniosek przekracza limit urlopowy (i nie pozwoli go wprowadzić) oraz ustali, który przełożony odpowiedzialny jest za akceptację urlopu. W efekcie odciąża dział kadr oraz kierowników wszystkich zespołów. Nie tylko oszczędzamy czas i papier, ale także minimalizujemy liczbę pomyłek i błędów.

Poniżej przedstawiamy kolejne etapy pracy z systemem i dostępne funkcje.

    1. Na początku roku pracownicy wprowadzają do aplikacji plan urlopów (np. do końca stycznia, na cały bieżący rok). Na tym etapie przełożony może zweryfikować, czy odpowiednia obsada stanowisk pracy jest zapewniona przez wszystkie miesiące i rozwiązać ewentualne konflikty.
    2. Kiedy pracownik zna już dokładny termin swojego urlopu (np. 2 miesiące przed planowaną nieobecnością), wniosek urlopowy jest przesyłany do przełożonego do akceptacji. Wniosek nie jest wpisywany ponownie – wybieramy po prostu jedną z pozycji w planie urlopów i zmieniamy jej status. Przełożony akceptuje urlop (lub odrzuca wniosek z komentarzem, jaki jest powód).
      Powiadomienie o wniosku oczekującym na decyzję jest przesłane jako wiadomość email.

      Decyzja przełożonego może być wprowadzona w BeeOffice lub w aplikacji mobilnej.


    3. Równolegle z wnioskowaniem o urlop można zaplanować zastępstwo. BeeOffice pozwala wskazać współpracownika, który przejmie nasze obowiązki na czas nieobecności oraz odnotować jego akceptację (lub odrzucenie) zastępstwa.
    4. Zatwierdzone wnioski urlopowe są pojedynczo lub zbiorczo przenoszone do systemu kadrowo-płacowego (zwykle w cyklach miesięcznych, ale może to być wykonywane częściej, zależnie od sposobu pracy organizacji). Dane o zatwierdzonych wnioskach mogą być wyeksportowane do pliku lub wymieniane poprzez automatyczny interfejs z systemem HR (WebService lub API REST). Na końcu procesu dokument otrzymuje status ‚Zaksięgowany’.
    5. Bieżące sprawdzanie dostępności współpracowników – w każdej chwili koledzy z zespołu lub przełożony mogą sprawdzić grafik urlopów innych osób: pozwala to racjonalnie planować spotkania, prace projektowe itp.
    6. Monitorowanie planu urlopów przez HR. System prezentuje dane o planie urlopów wg stanu na wybrany dzień (np. 31 stycznia) i automatycznie porównuje go z aktualną listą wniosków urlopowych.

 

Powyższy przykład przedstawia plan urlopów na początku roku (sekcja ‚Termin 1’) i aktualną sytuację pod koniec roku (sekcja ‚Termin 2’). Z czterech zaplanowanych przez pracownika urlopów:

  • pierwsze dwa odbyły się zgodnie z planem,
  • trzeci urlop został wykorzystany we wrześniu, ale z nieco przesuniętym terminem (5-11 września, zamiast 3-7 września),
  • ostatni wniosek – planowany początkowo na listopad – został anulowany,
  • łącznie pracownik miał w planie 25 dni urlopów, natomiast aktualnie suma wykorzystanych + zaplanowanych dni urlopu w bieżącym roku to 20 (sygnał dla przełożonego lub HR, że plan dla tego pracownika wymaga uzupełnienia).

W BeeOffice limity urlopowe są definiowane osobno dla każdego roku. Pozwala to na kontrolę wykorzystania urlopów z konkretnego roku. Jeśli pracownik ma do dyspozycji niewykorzystany limit urlopu z poprzednich lat, BeeOffice będzie go o tym informować w momencie wprowadzania nowego wniosku urlopowego. W BeeOffice można również uwzględnić występowanie różnych kalendarzy świąt – np. w firmie posiadającej oddziały za granicą.

Wdrożenie BeeOffice

Po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników, dla których chcemy zarządzać urlopami, wprowadzamy do BeeOffice dostępne limity urlopów. Informacja o limitach może być również pobierana z systemu HR automatycznie, z wykorzystaniem interfejsu.

System jest na tyle prosty w obsłudze, że nie wymaga szkolenia pracowników. Wystarczy przesłanie do użytkowników krótkiej instrukcji, którą dostarcza zespół wspierający wdrożenie ze strony SNP.

Ponieważ BeeOffice to aplikacja „w chmurze”, nie jest konieczna inwestycja w nowy serwer ani zaangażowanie zespołu IT firmy w instalację systemu. System może rozpocząć funkcjonowanie w firmie dosłownie po kilku dniach od decyzji o jego wdrożeniu. Jedyny element projektu, który zabiera nieco więcej czasu to przygotowanie interfejsów wymiany danych z systemem HR. W prostszym wariancie – eksportu plików lub bardziej zaawansowanym – integracji poprzez WebServices lub API REST. Zależnie od specyfiki systemu kadrowego i zakresu integracji, ta część projektu zajmuje zwykle od 4 do 8 tygodni.

Integracja BeeOffice Urlopy z SAP

Organizacjom korzystającym z systemów HR od SAP (SAP HR / SAP HCM, SuccessFactors) SNP zapewnia interfejs z BeeOffice. Przykładem jest firma Phoenix Contact Wielkopolska, obsługująca w BeeOffice wnioski urlopowe dla około 2000 pracowników.

W Phoenix Contact, dzięki integracji z SAP HR automatycznie pobierane są do BeeOffice limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników, harmonogram czasu pracy (np. dla pracowników produkcyjnych jest to praca na 3 zmiany, również w dni wolne). Zatwierdzone wnioski urlopowe zaś trafiają automatycznie do SAP HR. Nie trzeba ponownie wpisywać danych, co oszczędza czas i eliminuje ewentualne błędy ludzkie.

 

Udostępnij

Case study

W Phoenix Contact, dzięki integracji z SAP HR automatycznie pobierane są do BeeOffice limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników, harmonogram czasu pracy (np. dla pracowników produkcyjnych jest to praca na 3 zmiany, również w dni wolne).

Chcesz przeczytać cały artykuł?

Zaloguj się do Lepszego Biznesu!

7
PORADNIKÓW
0
UŻYTKOWNIKÓW

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt