Kalkulator diet i delegacji online

Wypróbuj bezpłatnie możliwości BeeOffice.
Kalkulator online wyliczy kwotę należnej diety lub rozliczy całą delegację.

Delegacje

Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.

Zespół działa sprawniej, a BeeOffice dba o zgodność całego procesu z przepisami. Elektroniczne delegacje oszczędzają czas wszystkich twoich pracowników!

Zobacz też:

  • Formularz delegacji - jedno miejsce dla wszystkich informacji, załączników i rozliczeń. Pracownik wprowadza dane, szef zatwierdza a księgowość rozlicza
  • Przykładowy scenariusz: przed planowaną delegacją pracownik wypełnia formularz, wpisując podstawowe dane o podróży, planowane koszty, informację o pobranej zaliczce i przekazuje do autoryzacji przełożonemu
  • Szef od razu widzi wniosek jako zadanie do wykonania. Może autoryzować delegację (zgodzić się na wyjazd) lub odrzucić wniosek. Etap autoryzacji nie jest jednak obowiązkowy
  • Po powrocie pracownik uzupełnia formularz o rzeczywiście poniesione koszty. Aktywuje wniosek, tym samym przekazując go do ostatecznego zatwierdzenia przełożonemu
  • Po akceptacji BeeOffice automatycznie rozlicza delegację na podstawie wprowadzonych danych i przepisów prawa (np. diety, kilometrówki itp.)
  • Jeśli pracownik korzystał z auta służbowego lub prywatnego, BeeOffice rozliczy odpowiednie koszty (np. paliwo, kilometrówka)
  • Formularz umożliwia rozliczenie kosztów delegacji na odpowiednie MPK (miejsca powstawania kosztów), np. projekty, klientów itp.

Możliwości

  • Wszystkie formalności związane z delegacjami możecie załatwić online, z każdego miejsca na świecie
  • Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp.
  • Jeśli w Waszej firmie jest to wymagane, wniosek może zostać automatycznie przekazany do przełożonego, który zatwierdza możliwość odbycia podróży służbowej
  • Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób
  • Proces workflow w BeeOffice może przebiegać zgodnie z zasadami panującymi w Waszej firmie. Na przykład jeśli koszty delegacji zatwierdza inny pracownik niż bezpośredni przełożony, BeeOffice właśnie do niej skieruje wniosek pracownika
  • Formularz delegacji umożliwia również przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów
  • Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi
  • BeeOffice zapewnia zgodność całego procesu z przepisami prawa (wysokość diet itp.)
  • Dokumenty papierowe ograniczacie do koniecznego minimum. A te, które są niezbędne (bilety PKP, faktury) otrzymują numer  zgodny z numerem wniosku i już nic nie zaginie
  • Jeśli Wasza firma korzysta również z modułu Samochody, koszt paliwa automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego auta (prywatnego lub służbowego)

Czy wiesz, że...

2 godz.

tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie 1 podróży służbowej

Korzyści

  • Wzrost efektywności i wygody pracy osób często wyjeżdżających służbowo (pracowników i przełożonych) – teraz nie musisz jechać specjalnie do biura, aby złożyć lub akceptować wniosek
  • Oszczędność czasu w skali firmy – proces jest samoobsługowy, nie angażuje dodatkowych osób np. z administracji
  • Duże ułatwienie przy rozliczaniu czasu pracy na poszczególne MPK – odbywa się automatycznie już przy wypełnianiu wniosku
  • Zarządzanie delegacjami przejrzyste i przyjazne dzięki ograniczeniu zawodnej dokumentacji papierowej i wprowadzeniu jednoznacznego procesu
  • Oszczędność kosztów dzięki racjonalnym decyzjom przełożonych, na bieżąco i przy pełnej informacji