Urlopy bez biurokracji. Zarządzanie wnioskami urlopowymi w BeeOffice

Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania? Czy urlopy kluczowych pracowników się nie nakładają? W jakim narzędziu dynamicznie kontrolować i na bieżąco uaktualniać plan urlopów podwładnych? Intuicyjna obsługa, możliwość korzystania bezpośrednio po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników oraz wprowadzeniu limitów – to największe zalety modułu Urlopy dostępnego w chmurze rozwiązania BeeOffice.

Systemy kadrowe są nieodzownym elementem środowiska IT każdego przedsiębiorstwa. W wielu firmach wykorzystywane są dedykowane rozwiązania HR, będące często elementami większych systemów centralnych ERP. Bywa też, że procesy kadrowe są outsourcowane do zewnętrznych dostawców BPO. Niezależnie od sposobu obsługi, w każdej firmie dane – nim dotrą do systemu HR – są poprzedzone procesem planowania urlopu i jego akceptacji.

Pracownicy w każdej firmie często zadają sobie pytanie: „ile dni urlopu mogę jeszcze wykorzystać w tym roku?” i zwykle trafiają z takim pytaniem do działu HR. Natomiast przełożeni chcieliby szybko sprawdzić grafik dni wolnych swojego zespołu, który często istnieje tylko w postaci arkusza Excel i niekoniecznie jest aktualny.

Świadomość tych potrzeb przyświecała nam przy tworzeniu w BeeOffice modułu urlopów, pozwalającego z jednej strony „przybliżyć” system kadrowy do pracowników, z drugiej nieco odciążyć dział kadr. W efekcie dodatkowo możemy oszczędzić czas i papier, a także zminimalizować liczbę pomyłek i błędów.

W BeeOffice na mechanizm zarządzania wnioskami urlopowymi składają się trzy podstawowe elementy:

  • wprowadzanie planu urlopów, umożliwiające prostą kontrolę konfliktów,
  • aktywacja wniosku urlopowego przez pracownika,
  • akceptacja urlopu przez przełożonego (bądź odrzucenie wniosku), umożliwiająca jego skierowanie do systemu kadrowego.

Planowanie urlopów

Każda osoba zarządzająca zespołem w przedsiębiorstwie odpowiada za zapewnienie dostępności pracowników wykonujących pracę, za którą dany zespół jest odpowiedzialny. O ile w sytuacjach awaryjnych decyzje o zastępstwach podejmuje się ad hoc, o tyle występowanie sezonu urlopowego nie jest sytuacją nadzwyczajną i zazwyczaj przełożeni z dużym wyprzedzeniem proszą pracowników o przygotowanie propozycji terminów, w których planują w danym roku urlopy.

Dzięki BeeOffice cały proces może być obsłużony bardzo sprawnie. Pracownicy wprowadzają do systemu planowane urlopy, w postaci wniosków urlopowych – wybierają miesiąc, w którym planują urlop, na dostępnej liście wskazują typ urlopu (np. wypoczynkowy) i zaznaczają dni, kiedy planują być nieobecni. Już na etapie wprowadzania planu urlopów mogą sprawdzić, ile dni urlopu pozostanie im jeszcze do wykorzystania po odbyciu właśnie planowanego. BeeOffice na bieżąco prezentuje informacje o dostępnych limitach dni urlopów różnego typu dla wszystkich pracowników. Standardowo przełożony ma możliwość sprawdzenia limitów urlopów wszystkich swoich pracowników – decyzja o zakresie widoczności danych jest zależna od uprawnień konkretnej osoby. Możliwe jest również wprowadzenie planu urlopowego w imieniu innych pracowników – przydatne szczególnie w sytuacji, gdy planujemy urlop dla pracowników, którzy na co dzień nie pracują przy komputerze.

Wniosek urlopowy

Wniosek urlopowy

Lista dostępnych typów urlopów zawiera standardowe, zgodne z prawem typy urlopów (wypoczynkowy, macierzyński, wychowawczy, na żądanie, bezpłatny, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem), ale może być również uzupełniona przez daną firmę o własne, specyficzne dla niej (np. posezonowa przerwa na konserwację linii produkcyjnych).

Po wprowadzeniu planu urlopów przez pracowników w BeeOffice mamy dostępny zestaw przydatnych informacji: kto w jakim okresie chciałby skorzystać z urlopu? Jakiego typu urlopy są planowane? Ile dni urlopu niewykorzystanego pozostanie w moim zespole na koniec roku? Jednak najważniejszą odpowiedzią, jakiej na tym etapie udziela BeeOffice, jest: czy istnieją konflikty terminów urlopów między pracownikami?

Zaglądając do terminarza, przełożony na pierwszy rzut oka jest w stanie ocenić, czyje plany urlopowe w danym okresie się nakładają. Wystarczy znaleźć powtarzające się kody urlopu (domyślnie litera „U”) występujące w kolumnach odpowiadających danej dacie – ich występowanie oznacza, że w danym dniu pracownicy zaplanowali urlop. Kody urlopu w terminarzu oznaczone są kolorem czerwonym, ponieważ wnioski urlopowe zostały tylko zapisane, nie został jeszcze uruchomiony dla nich proces aktywacji i rozliczenia.

Urlopy pracowników widoczne w terminarzu

Urlopy pracowników widoczne w terminarzu

Prócz prostej oceny wizualnej uprawniony pracownik może w każdej chwili wyświetlić zestawienie wszystkich wniosków urlopowych osoby bądź zespołu na dany okres, korzystając z prostej listy generowanej z terminarza bądź szczegółowego raportu.

Andrzej Zabłotny, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Finansowy Meblik sp. z o.o.
Nasza firma się rozwija, mamy spore potrzeby związane z zakupami inwestycyjnymi, z marketingiem, a także rozwojem sieci salonów. Wnioski zakupowe podlegają akceptacji kierownictwa, co pozwala kontrolować i optymalizować koszty zaopatrzenia. Zarządzanie urlopami i rozliczanie delegacji to kolejne obszary, które usprawniamy dzięki BeeOffice. W BeeOffice w jednym miejscu mamy pełną informację o zrealizowanych i planowanych urlopach dla kilkudziesięciu pracowników. Plan urlopów jest dostępny online, co znacznie ułatwia organizację pracy i zastępstw.
Andrzej Zabłotny, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Finansowy Meblik sp. z o.o.

Realizacja wniosku urlopowego

W BeeOffice przyjęliśmy zasadę, że każdy wniosek urlopowy musi otrzymać akceptację przełożonego danego pracownika. Ścieżka poszukiwania odpowiedniego przełożonego jest w systemie wykonywana w oparciu o zdefiniowaną strukturę organizacyjną. Jest to dokładnie ta sama struktura, która definiuje ścieżkę akceptacji również dla innych procesów decyzyjnych w BeeOffice, np. rozliczania delegacji czy akceptacji zapotrzebowań.

Gdy pracownik chce uzyskać zgodę na realizację konkretnego wniosku urlopowego, za pomocą jednego przycisku dokonuje jego aktywacji. Wykonanie tej operacji pociąga za sobą dwa skutki. Po pierwsze zmienia się status wniosku urlopowego, staje się on aktywowany i równocześnie niemożliwy do dalszej zmiany przez pracownika. Po drugie w BeeOffice uruchomiony zostaje proces workflow, który umieszcza nowy wpis w Infobox (skrzynce odbiorczej powiadomień w BeeOffice) przełożonego oraz opcjonalnie wysyła do niego wiadomości e-mail z informacją o aktywowaniu nowego wniosku urlopowego danego pracownika.

Przełożony może nowy wniosek zaakceptować bądź odrzucić. Odrzucenie spowoduje powrót wniosku urlopowego do statusu nowy, natomiast akceptacja jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na urlop pracownika. W przypadku gdy BeeOffice jest połączony z systemem HR, następuje automatyczne przekazanie dla takiego systemu informacji o zaakceptowanym przez przełożonego nowym wniosku urlopowym.

Kolejne etapy życia wniosku są opcjonalne. Może on zostać zaksięgowany (a mówiąc precyzyjnie: jego status może się zmienić na zaksięgowany), co będzie potwierdzeniem przekazania wniosku do systemu HR, a na końcu rozliczony – co dla pracownika może nieść informację o tym, że uwzględniony został wpływ danego wniosku na jego płacę (jeśli taka zależność występuje).

Wprowadzenie elektronicznej ewidencji wniosków urlopowych w BeeOffice, prócz uporządkowania całego procesu, daje firmie wgląd w aktualne informacje o urlopach, pokazuje plany urlopowe w kolejnych miesiącach, ale również pozwala na natychmiastowe odszukanie informacji historycznych.

Uruchomienie interfejsu nie jest obowiązkowe – zarówno limity, jak i informacje o zaakceptowanych wnioskach urlopowych mogą być z BeeOffice eksportowane do plików Excel w celu dalszej analizy bądź ręcznego przeniesienia do innych systemów czy raportów.

W BeeOffice limity urlopowe są definiowane osobno dla każdego roku. Pozwala to na kontrolę wykorzystania urlopów z konkretnego roku. Jeśli pracownik ma do dyspozycji niewykorzystany limit urlopu z poprzednich lat, BeeOffice będzie go o tym informować w momencie wprowadzania nowego wniosku urlopowego. W BeeOffice można również uwzględnić występowanie różnych kalendarzy świąt, np. w firmie posiadającej oddziały za granicą. Konkretni pracownicy mogą mieć przypisane inne kalendarze, w których święta przypadają w innych dniach – próba złożenia wniosku o urlop w dniu wskazanym w kalendarzu jako dzień wolny od pracy jest sygnalizowana przez system odpowiednim komunikatem.

Wdrożenie

Po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników, dla których chcemy prowadzić zarządzanie urlopami, korzystanie z modułu urlopów wymaga wyłącznie wprowadzenia do BeeOffice dostępnych limitów urlopów. Informacja o limitach może być również pobierana z systemu HR automatycznie, z wykorzystaniem interfejsu.

W BeeOffice interfejs realizowany jest w postaci tzw. web services, które dają dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w bazie danych. Po wykonaniu tych czynności pozostaje przekazanie pracownikom informacji o nowym sposobie zarządzania wnioskami urlopowymi i... system jest gotowy do pracy produkcyjnej.

Łatwiej, szybciej, oszczędniej – z BeeOffice

Tak jak w wypadku innych funkcji BeeOffice, zarządzanie wnioskami urlopowymi jest operacją prostą i intuicyjną. Firma może dzięki systemowi osiągnąć spore oszczędności zarówno czasu, jak i materiałów biurowych – jeśli wcześniej wnioski urlopowe realizowane były w postaci dokumentów papierowych, na których potrzebne były podpisy.

W BeeOffice z dokładnością co do sekundy odnotowywane są informacje o autorze i czasie złożenia, akceptacji oraz dalszego przetwarzania wniosków – nie ma więc potrzeby przechowywania papierowych wersji wniosków, konieczności oczekiwania na dostępność decydentów, aby otrzymać podpis na papierku. Pracownicy nie muszą również z każdym wnioskiem chodzić do działu kadrowego, który widzi aktualny status wszystkich wniosków online. Dodatkową zaletą jest prezentacja informacji o dostępności osób w firmie – zaglądając do terminarza BeeOffice, można jednym spojrzeniem ocenić, czy pracownik planuje w konkretnym dniu urlop, czy też powinien być obecny w firmie.

Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach BeeOffice.

Wróć do Centrum Informacyjnego