Od zapotrzebowania do zakupu. Kontrola kosztów w BeeOffice

Kontrola przepływów finansowych jest dla każdej firmy jednym z podstawowych czynników mających znaczenie dla stabilności biznesu. Zarówno w przedsiębiorstwach średniej wielkości, jak i w korporacjach wyznaczone osoby odpowiadają za akceptację wydatków – na poziomie zespołów, działów i wreszcie całej firmy. Podpowiadamy, jak w prosty sposób możesz kontrolować proces wydawania firmowych pieniędzy w BeeOffice.

Za każdym zakupem realizowanym w przedsiębiorstwie – począwszy od herbaty dla pracowników, a skończywszy na materiałach wykorzystywanych w produkcji i narzędziach dla pracowników świadczących usługi dla klientów firmy – stoi pewien proces wyrażenia zgody na wydanie określonych pieniędzy. W korporacjach procesem zakupów zajmuje się zazwyczaj dedykowany dział zakupów, jego rolę w firmach o mniejszej skali działania może pełnić dział zaopatrzenia, jednak zgoda na uruchomienie procesu zakupu pochodzi od konkretnej osoby. Taki decydent z jednej strony ma świadomość potrzeb działu czy firmy i potrafi z wielu pojawiających się zapotrzebowań wybrać te, które uznaje za najważniejsze, a z drugiej strony tę wiedzę przekłada na dostępne dla niego środki, określone w budżecie na dany okres.

Niezależnie od skali działania, istnieje więc w firmie – nieformalny bądź opisany procedurą – proces uzyskania zgody, który w BeeOffice nazwaliśmy procesem akceptacji zapotrzebowania. W systemach IT procesy akceptacji realizowane są najczęściej z wykorzystaniem mechanizmu tzw. workflow, czyli procesu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami w uporządkowany sposób. Poniżej przestawimy, jak w prosty sposób firmy korzystające z BeeOffice kontrolują wydawanie pieniędzy.

Na zakupy

Jak wspomniano powyżej, w BeeOffice prośba o akceptację zakupu realizowana jest przez wprowadzenie do systemu wniosku opisującego daną potrzebę. O tym, kto może być autorem takiego zapotrzebowania, decydują nadane pracownikom uprawnienia. Dana osoba może posiadać uprawnienie do wprowadzania nowych zapotrzebowań tylko w swoim imieniu bądź również w imieniu innych pracowników – swojego zespołu bądź nawet całej firmy.

Z punktu widzenia osoby akceptującej dany zakup istotne są dwie podstawowe informacje o zapotrzebowaniu:

  • przedmiot zapotrzebowania – czyli co ma zostać kupione;
  • wartość zapotrzebowania – jaka jest wartość danego zakupu.

W BeeOffice pracownik może prócz tych podstawowych informacji uzupełnić również informacje dodatkowe, np.:

  • rozszerzony opis, np. dokładne parametry danego urządzenia,
  • wskazanie daty kursu waluty – w przypadku zakupów wykonywanych w walutach obcych (BeeOffice pobiera automatycznie kursy walut z aktualnej tabeli kursowej NBP),
  • procentowy przydział kosztów – wskazanie pracownika lub pracowników, do których dany koszt ma zostać przypisany, i w jakiej części; łączny przydział kosztów musi wynosić 100% (ta informacja może być w dalszej kolejności wykorzystywana do analizy alokacji kosztów),
  • załączniki – dodatkowe dokumenty, np. uzasadniające zakup bądź inne związane z zapotrzebowaniem, jak oferta od dostawcy, specyfikacja techniczna itp.,
  • wskazanie sposobu realizacji zapotrzebowania – ze zdefiniowanej wcześniej listy zawierającej przykładowo takie pozycje jak Dział IT, Dział Zakupów, Administracja itp. – dzięki temu osoby odpowiedzialne za realizację łatwiej znajdą tylko takie zapotrzebowania, które są do nich przypisane.

W BeeOffice można też korzystać z dodatkowego rodzaju zapotrzebowań – zakupu licencji na oprogramowanie. W przypadku wyboru takiego rodzaju dokumentu pracownik, wnioskując, nie wprowadza nazwy i opisu licencji IT, ale wybiera ją z wcześniej zdefiniowanej w BeeOffice listy dostępnych licencji, co pozwala uniknąć niejednoznaczności w zamawianych licencjach (np. Windows 7 czy Windows 7 w wersji 64-bitowej).

Mikołaj Guranowski, Financial Manager, AKV
Używamy BeeOffice do obsługi zapotrzebowań na wszelkie zakupy w firmie. Każdy wydatek, o który pracownicy wnioskują w BeeOffice, jest akceptowany merytorycznie i finansowo przez osoby zlokalizowane w różnych krajach. Pozwala nam to oszczędzać mnóstwo czasu i lepiej kontrolować koszty.
Mikołaj Guranowski, Financial Manager, AKV

Od aktywacji do realizacji

Po utworzeniu zapotrzebowania w systemie pracownik może je zapisać (status nowe). Ten krok nie uruchamia jeszcze procesu workflow, ale pozwala na powrót do zapotrzebowania, np. w celu uzupełnienia informacji, poprawienia, dodania załącznika. By „nadać sprawie bieg”, opisane w BeeOffice zapotrzebowanie powinno zostać aktywowane. Teraz rusza procedura workflow – na podstawie struktury organizacyjnej firmy BeeOffice wyszukuje osobę badź osoby, do których powinna trafić informacja o oczekującym na akceptację wniosku.

Zależnie od ustawionych w BeeOffice przez użytkownika akceptującego opcji, może on otrzymać od razu lub w formie cyklicznego, zbiorczego zestawienia wiadomość e-mail o pojawieniu się nowego zapotrzebowania. Treść wiadomości może być skonfigurowana zgodnie z wytycznymi firmy, np. zawierać kilka zdań informacji o obowiązującej procedurze zakupu. Każdy z pracowników w dowolnej chwili może też zaglądnąć do zakładki Infobox w BeeOffice, gdzie znajdzie listę wszystkich oczekujących na niego zapotrzebowań (ale również np. wniosków urlopowych czy rozliczeń delegacji, jeśli BeeOffice obsługuje te obszary w danej firmie).

W zasadzie po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez odpowiednią osobę cały proces mógłby się już zakończyć, w BeeOffice jest jednak możliwe kontynuowanie workflow. Akceptacja przez pierwszego przełożonego jest w BeeOffice zwana akceptacją merytoryczną. Kolejne możliwe do wykorzystania „etapy życia” zapotrzebowania to:

  • akceptacja finansowa,
  • realizacja.

Oczywiście decyzja o ich wykorzystaniu należy do danej firmy. Wykonanie kolejnych akceptacji skutkuje zmianą statusu zapotrzebowania, co z kolei uprawnionym osobom daje wgląd w zaawansowanie procesu akceptacji.

Dzięki temu, że proces obsługi zapotrzebowań jest obsługiwany w BeeOffice, możliwe jest uzyskanie bardzo szybkich odpowiedzi na pytania dotyczące zakupów, np.:

  • ile i na jaką kwotę (detalicznie i sumarycznie) zapotrzebowań było zrealizowanych w danym okresie przez daną osobę, w wybranym zespole lub w całej firmie,
  • kto i kiedy akceptował zakup,
  • kto i kiedy potwierdził, że zapotrzebowanie zostało zrealizowane.

W BeeOffice możemy też odczytać informację o alokacji kosztów, a po uruchomieniu interfejsu do systemu finansowego przenosić wszelkie informacje o zapotrzebowaniach do zewnętrznych aplikacji. Jednocześnie dzięki możliwości eksportu zbiorczych informacji o zapotrzebowaniach do arkusza kalkulacyjnego mamy możliwość wykonywania dowolnych dalszych analiz danych finansowych.

Adam Michańków, Prezes Zarządu, Client Service Director, Grupa Fresh
W BeeOffice rezerwujemy wspólne zasoby, takie jak sale konferencyjne, prowadzimy rejestr komputerów i innych urządzeń przekazanych pracownikom. Prowadzimy też plan urlopów, obsługujemy wnioski zakupowe i rozliczenia kosztów delegacji. BeeOffice wprowadza wzorowy porządek w codziennej pracy naszego biura i oszczędza czas pracowników.
Adam Michańków, Prezes Zarządu, Client Service Director, Grupa Fresh

Zaakceptowane, kupione, analizowane

W jaki sposób proces akceptacji zapotrzebowań mogą wykorzystać użytkownicy BeeOffice?

Kwiatkowski składa zapotrzebowanie na zakup
Kwiatkowski składa zapotrzebowanie na zakup

Lipowy widzi zapotrzebowanie Kwiatkowskiego i otrzymuje e-mail

Lipowy widzi zapotrzebowanie Kwiatkowskiego i otrzymuje e-mail

Lipowy akceptuje zapotrzebowanie

Lipowy akceptuje zapotrzebowanie

Informacja o zapotrzebowaniu trafia do Johna Honeya

Informacja o zapotrzebowaniu trafia do Johna Honeya

Honej akceptuje finansowo

Honej akceptuje finansowo

W każdej chwili można sprawdzić listę zapotrzebowań

W każdej chwili można sprawdzić listę zapotrzebowań

Wyobraźmy sobie firmę Miodea SA, zajmującą się produkcją wyposażenia uli, która jest oddziałem firmy międzynarodowej. Tomasz Kwiatkowski, pracujący w dziale produkcji w jednym z oddziałów tej firmy w Polsce, składa zapotrzebowanie na zakup strojów ochronnych dla pracowników. Chwilę później pracujący w polskiej centrali Miodea SA kierownik działu produkcji – Tadeusz Lipowy – dowiaduje się o nowym zapotrzebowaniu: otrzymuje wiadomość e-mail, a w BeeOffice widzi wszystkie dane zapotrzebowania wprowadzone przez Kwiatkowskiego. Zadaniem Tadeusza jest potwierdzenie potrzeby danego zakupu (bądź odrzucenie wniosku) – jednym kliknięciem akceptuje wniosek.

Już za chwilę do dyrektora finansowego pracującego w centrali firmy w Londynie – Johna Honeya, trafia wygenerowany przez BeeOffice e-mail w języku angielskim, informujący o czekającym na akceptację zapotrzebowaniu. John, mając przegląd wszystkich zapotrzebowań w firmie, akceptuje finansowo opisane koszty bądź odrzuca wybrane zapotrzebowania – co skutkuje zwróceniem ich do osób, które wcześniej zaakceptowały je merytorycznie.

Dział zakupów widzi w BeeOffice zapotrzebowanie Tadeusza Kwiatkowskiego w statusie Zaakceptowane finansowo – co oznacza, że może dokonać zakupu. Po jego wykonaniu jednym kliknięciem zmienia status zapotrzebowania na Zrealizowane, a w komentarzu wpisuje termin dostarczenia potwierdzony przez dostawcę. Te informacje w każdej chwili może zobaczyć Tomasz Kwiatkowski – już wie, kiedy nowe stroje dotrą do firmy. Ustalenie z dostawcą, aby na fakturze pojawił się przekazany przez nas numer zapotrzebowania nadany przez BeeOffice, pozwala łatwo zidentyfikować, którego zapotrzebowania faktura dotyczy.

W BeeOffice zapotrzebowania mogą być również akceptowane grupowo, John Honey wybiera, czy chce akceptować zapotrzebowania pojedynczo, czy wybierze całą grupę zapotrzebowań (np. 10 podobnych laptopów) i zaakceptuje je jednym ruchem!

Mijają miesiące, nikt już nie pamięta historii zapotrzebowania na zakup strojów dla pracowników – jednego z kilkuset w ostatnim roku. Przygotowując budżet na nowy rok, właściciel firmy potrzebuje informacji o zakupach wykonywanych przez dział produkcji w całym poprzednim roku. Wchodzi do BeeOffice, na liście zaznacza, że interesują go tylko zapotrzebowania dla działu produkcji, ustala daty od i do, wybiera tylko zapotrzebowania o statusie Zrealizowane i... od razu widzi komplet informacji o poniesionych kosztach!

Dostępne do ręki, przez Internet

Uruchomienie procesu akceptacji zapotrzebowań w BeeOffice nie wymaga długotrwałego wdrożenia: wystarczy, że BeeOffice pozna strukturę organizacyjną firmy, na podstawie której będzie decydowało, kto ma być adresatem kolejnych kroków workflow. Dzięki BeeOffice zarówno składanie zapotrzebowań, jak i ich akceptacja i analiza danych historycznych możliwe są z każdego miejsca na świecie i w dowolnym czasie – wystarcza przeglądarka internetowa i dostęp do sieci Internet. Pracownik, szef, dyrektor finansowy czy właściciel – wszyscy w każdej chwili mogą łatwo przekazać informację o decyzji, sprawdzić tę decyzję czy w końcu przeanalizować dane bieżące i historyczne – bez dużego nakładu pracy, na komputerze czy tablecie, w przeglądarce internetowej: prosto, szybko i intuicyjnie – z BeeOffice!

Pracownicy mogą w prosty, uporządkowany sposób zgłaszać potrzebne wydatki i sprawdzać statusy ich akceptacji lub realizacji. Menedżerowie otrzymują wygodne narzędzie kontroli kosztów w firmie. Nikt z uczestników tego procesu nie musi już zastanawiać się, który e-mail z akceptacją dopasować do faktury, która właśnie wpłynęła do księgowości.

Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach BeeOffice.

Wróć do Centrum Informacyjnego