Diety, ryczałty, koszty - rozliczanie delegacji w BeeOffice

Ile wynosi dieta za dzień pobytu w Amsterdamie? Jakiego zwrotu można się podziewać za wydatki służbowe poniesione w delegacji? Ile wynosi kilometrówka za wyjazd w delegację moim prywatnym autem? Czy szef zgodził się na mój wyjazd? Jakie koszty podróży służbowej akceptowałem dla Nowaka? Czy księgowość rozliczyła już moją delegację?

Powyżej przytoczone to tylko kilka z całej masy pytań, które mogą się rodzić w związku z rozliczeniem podróży służbowej. Wiedzą o tym bardzo dobrze ci, którzy podróżują w ramach obowiązków służbowych, jak i pracownicy działów odpowiedzialnych za rozliczanie delegacji, którzy każdemu wyjazdowi pracownika muszą poświęcać kilka, a nawet kilkanaście minut! Tym bardziej zarówno pracownicy, jak i księgowi doceniają oszczędzony czas i pracę, jakie zyskają, korzystając z rozliczania delegacji w BeeOffice.

Nie bez powodu moduł delegacji jest obok urlopów najczęściej wykorzystywaną funkcją BeeOffice – systemu automatyzującego wiele typowych procesów biurowych w każdej firmie. Koncepcja naszego rozwiązania bazowała w dużym stopniu na doświadczeniach pracowników Grupy BCC – zarówno ponad 200 konsultantów, spędzających na delegacjach w kraju i poza jego granicami do kilkunastu dni każdego miesiąca, jak i działu księgowości, który musi rozliczyć każdą podróż, sprawdzić każdy rachunek, a w wyjazdach zagranicznych dobrać odpowiednią walutę, pobrać jej kurs w konkretnym dniu oraz wyliczyć wszystkie przysługujące pracownikowi diety i ryczałty.

Naszym celem było możliwie największe uproszczenie całego procesu – od wnioskowania o zgodę na wyjazd, po finalne rozliczenie – aby zaoszczędzić czas, a więc koszty jego obsługi, które w skali firmy są niebagatelne. Dlatego zdecydowaliśmy, że niezależnie od stosowanej w firmie procedury: z akceptacją zgody na wyjazd służbowy z wcześniejszym szacowaniem kosztów czy też od razu z rozliczeniem, wprowadzeniem rzeczywiście poniesionych kosztów po powrocie z delegacji, będziemy pracować na tym samym ekranie BeeOffice. Na dodatek zarówno pracownik, jego przełożony wyrażający zgodę na wyjazd oraz akceptujący merytorycznie przedstawione rachunki, jak i osoba odpowiedzialna za akceptację finansową czy też finalnie pracownik rozliczający podróż w księgowości – wszyscy, jeśli tylko chcą zajrzeć do konkretnego dokumentu, będą mieli przed oczami ten sam widok.

Mniej pracy, mniej papierów, sprawniejsza administracja

Przeniesienie rozliczania delegacji z wniosków papierowych i arkuszy kalkulacyjnych do BeeOffice skutkuje zmianą wewnętrznych procedur postępowania w firmie, w szczególności zmieniają się zadania poszczególnych osób zaangażowanych w ten proces:

  • wprowadzenie szacowanych oraz rzeczywistych kosztów wykonywane jest przez podróżującego pracownika (bądź w jego imieniu przez inną uprawnioną osobę), a dział księgowości tylko weryfikuje zgodność dostarczonych rachunków z kwotami wpisanymi jako pozycje kosztów danej delegacji;
  • od razu po wpisaniu dat i godzin oraz kraju podróży (w wypadku delegacji zagranicznych) pracownik widzi wartość diety za daną delegację, wyliczenie wykonywane jest automatycznie przez BeeOffice, bez potrzeby angażowania czasu księgowych;
  • wprowadzenie przez pracownika innych wydatków automatycznie dostarcza informacji o pełnym koszcie podróży;
  • dla podróży zagranicznych automatycznie wyliczana jest dieta w odpowiedniej dla danego kraju walucie, wydatki w walutach obcych przeliczane są na złotówki po kursie NBP z konkretnego dnia. Tabele kursowe są importowane do BeeOffice automatycznie, każdego dnia, w którym są publikowane przez bank centralny. Istnieje też możliwość wprowadzenia własnych, np. korporacyjnych kursów walut i bazowanie na nich w rozliczeniach kosztów podróży;
  • uczestnicy procesu akceptacji (workflow) są automatycznie informowani o oczekujących na ich aktywność delegacjach: przełożony o potrzebie akceptacji bądź odrzucenia zgody na wyjazd lub rozliczenia, pracownik o uzyskaniu akceptacji bądź jej odrzuceniu itd. Komunikaty mogą być wysyłane w formie wiadomości e-mail, ale też wszystkie trafiają do dedykowanego miejsca w BeeOffice – Infoboxa;
  • pracownicy mogą rozliczać delegacje bez potrzeby obecności w biurze – dostęp do BeeOffice możliwy jest 24 godz. na dobę przez 7 dni w tygodniu przez przeglądarkę internetową;
  • otrzymujemy natychmiastowy dostęp do historii wszystkich rozliczeń: kto i kiedy zaplanował wyjazd, kto i kiedy wyraził na niego zgodę i zaakceptował rozliczenie itp.
  • możemy pozbyć się wymagających żmudnego wypełniania papierowych wniosków o delegację, często uzupełnianych z dodatkowym bezpośrednim bądź przynajmniej telefonicznym wsparciem księgowości – BeeOffice podpowie, co wpisać, a wydruk polecenia wyjazdu służbowego (dokument PWS) można wydrukować bądź tylko zapisać w postaci pliku PDF; również zeskanowane rachunki można dodać do elektronicznego dokumentu rozliczenia w formie załączników;
  • osoby zarządzające finansami w każdej chwili mogą przeanalizować koszty delegacji danej osoby, zespołu, czy całej firmy za dowolny okres – bez przygotowywania dedykowanych raportów w systemie księgowym. Listę delegacji jednym przyciskiem eksportujemy do pliku arkusza kalkulacyjnego;
  • dla każdej delegacji możemy zobaczyć szczegółowy algorytm wyliczenia diety, uwzględniający przewidziane przez polskie prawo elementy, jak np. umniejszenie diet z tytułu zapewnionych posiłków itp.
  • zmiana przepisów prawa nie wymaga wgrywania poprawek czy zamawiania dodatkowych dostosowań w BeeOffice – system działa zawsze zgodnie z obowiązującym prawem, np. w związku ze zmianą prawa diety do końca lutego 2013 r. liczone były na starych zasadach, od  marca 2013 rozliczenia opierają się już na nowym rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej.
  • zaplanowane delegacje oznaczane są również w module Terminarz BeeOffice – jeśli pracownik jest w podróży, w danym dniu w terminarzu pojawia się dodatkowy symbol auta, oznaczający zaplanowaną podróż służbową.
Magdalena Sekretarczyk, Główny Księgowy, Danisco Poland
W BeeOffice rozliczamy delegacje i rejestrujemy urlopy dla pracowników firmy Danisco w Polsce. W kolejnym etapie uruchomiliśmy moduł zapotrzebowań, by uporządkować firmowe zakupy. Nasz dział handlowy jest rozproszony na terenie całego kraju. Dzięki BeeOffice nasi przedstawiciele handlowi, którzy bardzo rzadko pojawiają się w siedzibie firmy, mogą online wypełniać wnioski o podróż służbową i dodawać do nich rachunki w formie załączników. Rozliczenie delegacji odbywa się sprawniej i pracownicy mogą szybciej otrzymać zwrot kosztów. Dużym ułatwieniem jest również możliwość aprobowania online rozliczeń delegacji i wniosków urlopowych przez przełożonych pracujących w innych miastach, a nawet krajach. Dodatkową wartością jest więc dla nas fakt, że oni także bez problemu mogą korzystać z BeeOffice – wybierając do obsługi interfejs w języku angielskim.
Magdalena Sekretarczyk, Główny Księgowy, Danisco Poland

Wdrożenie? Uruchomienie!

Dla wielu firm bardzo ważne jest, że rozpoczęcie pracy z BeeOffice nie wymaga instalowania systemów operacyjnych, baz danych czy dedykowanego oprogramowania na stacjach końcowych. Pełna funkcjonalność rozliczania delegacji, tak jak i inne funkcje BeeOffice dostępna jest przez przeglądarkę internetową z komputera czy tabletu. Klient tym samym nie ponosi kosztów utrzymania wymaganej infrastruktury centralnej, a zapisane kompletne dane o podróżach służbowych pracowników (wnioski, rozliczenia i rachunki) są przechowywane w bezpiecznych centrach przetwarzania danych Grupy BCC na terenie Polski.

Samo wdrożenie rozliczania delegacji w BeeOffice jest zdecydowanie prostsze niż w przypadku innych rozwiązań i sprowadza się do wykonania kilku prostych kroków:

  • odzwierciedlenie w systemie struktury organizacyjnej firmy i wprowadzenie podstawowych danych pracowników (imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa użytkownika i hasło, jeśli pracownik ma się logować do systemu);
  • przypisanie pracownikom uprawnień;
  • przekazanie prostej instrukcji postępowania bądź przeprowadzenie szkolenia dla pracowników.

Oczywiście BeeOffice współpracuje z innymi systemami IT w firmie. Jeśli istnieje taka potrzeba, za pomocą udostępnionych w postaci usług sieciowych (web services) interfejsów informacje o kosztach delegacji mogą trafiać do systemu finansowego, a rozliczenie delegacji w FI może powodować zmianę statusu delegacji w BeeOffice. Możliwe jest również skorzystanie z wykorzystywanych w firmie mechanizmów logowania, np. autoryzacji przez domenę sieciową bądź innych usług działających w firmie (np. SSO). Również informacje o pracownikach mogą pochodzić z już działających systemów.

Jak wygląda rozliczenie delegacji w BeeOffice?

Przykładowy proces rozliczenia delegacji przedstawiony został na poniższych obrazach.

Marcin Miodowy planuje podróż służbową z Poznania do Berlina w dniach 18–19 listopada. Wnioskuje o zgodę na wyjazd, wypełniając kraj wyjazdu oraz szacunkowy czas trwania delegacji. Może również określić spodziewane koszty.  BeeOffce natychmiast informuje o wartości diety, która przysługuje za delegację.

Po wprowadzeniu danych, prosi o autoryzację przełożonego – Adama Pasiekę, co uruchamia workflow – informacja o nowym wniosku pojawia się natychmiast w Infobox i skrzynce e-mail jego przełożonego. W Infobox znajdują się też inne informacje o czekających na działanie przełożonego wnioskach, np. urlopach czy zapotrzebowaniach.

Adam Pasieka sprawdza wniosek i go akceptuje (obraz 6), o czym informowany jest Miodowy.

Po powrocie z delegacji Miodowy uzupełnia w tym samym miejscu rzeczywiste koszty poniesione w podróży – może zmienić wcześniejsze wartości, dodać bądź usunąć wydatki. BeeOffice automatycznie przelicza podane wartości i od razu informuje o sumarycznym rozliczeniu – pamiętając również, na jaką kwotę wyjazd był wcześniej autoryzowany. Wysyła dokument do ponownej akceptacji przez przełożonego, który jest o tym informowany tak jak wcześniej – w Infobox oraz w e-mailu.

Po akceptacji przełożonego delegacja czeka na akceptację finansową. Tu dokonuje jej John Honey, którego językiem komunikacji z BeeOffice jest angielski. W jego Infobox oraz skrzynce e-mailowej znajdzie się informacja o potrzebie akceptacji finansowej rozliczenia delegacji.

John Honey akceptuje rozliczenie finansowo, co uruchamia interfejs – informacja o kosztach delegacji zostaje przesłana do systemu FI.

W naszym scenariuszu dalsze kroki wykonuje dział finansów – na podstawie przedstawionych przez Miodowego rachunków (które mogą być załączone jako skany do danej delegacji) finanse księgują i rozliczają delegację. Pracownik w każdej chwili widzi, jaki jest aktualny status rozliczenia, każda uprawniona osoba może też sprawdzić historię procesu akceptacji. Po rozliczeniu finansowym delegacja w BeeOffice zmienia status na Rozliczony.

Na etapie zgody na wyjazd oraz po rozliczeniu drukowane są dokumenty rozliczenia – wystarczy kliknąć na ikonę drukarki.

Twoje biuro, Twoja praca – sprawniej od zaraz!

Korzystanie z rozwiązań dostępnych w modelu chmury (w tym wypadku prywatnej chmury obliczeniowej) do obsługi wybranych procesów realizowanych w przedsiębiorstwach to nie tylko kwestia podążania za światowymi trendami. Jak pokazujemy w BeeOffice, odpowiednio zaprojektowany na bazie praktycznych doświadczeń uniwersalny system chmurowy może być realną alternatywą do drogich rozwiązań dedykowanych, jeśli oferowane przez niego funkcje są dla danej firmy wystarczające.
Warto tu wspomnieć, że rozwój BeeOffice to w dużej mierze realizacja szeregu pomysłów zgłaszanych przez naszych klientów. Często idea, która jest potrzebą jednego klienta, okazuje się funkcją bardzo przydatną w innych firmach. Być może również dla Państwa firmy BeeOffice jest interesującą alternatywą.

Piotr Rogala, Dyrektor Finansowy i Członek Zarządu BCC
W Grupie BCC mamy ponad 300 pracowników, rocznie rozliczamy blisko 5 tys. delegacji: od jednodniowych wyjazdów na konsultacje do klientów w Polsce, po projekty w tak egzotycznych miejscach jak Nigeria czy Indonezja. Z elektronicznego systemu rozliczania delegacji korzystamy już od czterech lat. BeeOffice to dla nas spora oszczędność. Zważywszy na konieczną szczegółowość niezbędną do analizy rentowności projektów, szacuję, że korzystanie z tradycyjnego, papierowego modelu obsługi tego procesu „kosztowałoby” nas dodatkowo 3/4 etatu w księgowości.
Ponadto przekrojowe zestawienia wydatków zawartych w delegacjach daje nam możliwość optymalizowania wydatków, np. zestawienie liczby delegacji w danym mieście daje nam informację, czy bardziej opłacalne jest wynajęcie mieszkania służbowego, czy lokowanie pracowników w hotelu.
W niektórych projektach klienci pokrywają również koszty logistyczne. Aplikacja pozwala na jasne przedstawienie im wiarygodnych kosztów do rozliczeń – z dokładnością do pojedynczej pozycji.
Innym ważnym aspektem jest oszczędność czasu. Konsultanci nie tracą czasu na poszukiwanie kursu euro czy dolara kanadyjskiego z danego dnia, wypełnienie wniosku jest bardzo intuicyjne. Przy liczbie pracowników i delegacji rocznie zyskujemy kilka dniówek specjalistów, które możemy przeznaczyć na prace projektowe dla klientów.
Piotr Rogala, Dyrektor Finansowy i Członek Zarządu BCC

Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach BeeOffice. Wypróbuj kalkulator diet i delegacji online.

Wróć do Centrum Informacyjnego